Secretaresse

Vacature gesloten

Secretaresse

Vivare Arnhem

Wat is vereist?

  • Een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4) richting Secretaresse of Management Assistent
  • 2-5 jaar relevante werkervaring
  • Gedegen kennis van Microsoft Office
  • In staat om snel nieuwe systemen onder de knie te krijgen
  • Goed kunnen doorvragen en kunnen prioriteren
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
  • Dienstverlenend en oplossingsgericht

Wat krijg je?

  • €3.114 - €3.892 bruto p/m (schaal F CAO Woondiensten)
  • 24-urige werkweek
  • Je krijgt een jaarcontract met de intentie voor een vast contract
  • Ruim 5 weken vakantie per jaar (o.b.v. fulltime)
  • Volop aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling en opleidingsmogelijkheden met een persoonlijk opleidingsbudget
  • Laptop en mobiele telefoon
  • Ruime thuiswerkmogelijkheden (o.a. ingerichte thuiswerkplek en thuiswerkvergoeding)
  • Auto of fietsen? Altijd een gunstige reiskostenvergoeding van €0,40 per km (deel belast deels onbelast)
  • Een Grand Café waar je tegen een goed tarief met je collega’s kunt lunchen

Wat doe je?

  • 40% Mailboxen beheren
  • 30% Agenda’s beheren
  • 5% Overleg met Manager
  • 5% Overleg met collega-secretaresses
  • 5% Bijeenkomsten en vergaderingen organiseren
  • 15% Notulen/actielijsten uitwerken

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Stel direct een vraag

Igor Claassen

Manager Klantmaatwerk

Vacature

Als Secretaresse bij Vivare ben je verantwoordelijk voor het beheren van de agenda's en mailboxen van diverse Managers. In deze rol houd je overzicht over hun dagelijkse schema's, plan je afspraken zorgvuldig in en zie je toe op een gestroomlijnde communicatie. Je organiseert vergaderingen, reserveert ruimtes en zorgt ervoor dat alle benodigde materialen beschikbaar zijn. Ook stel je tijdens sommige vergaderingen en bijeenkomsten actielijsten op, zodat er na afloop helderheid is over wie wat gaat doen.

Daarnaast speel je een actieve rol in het coördineren van diverse interne aangelegenheden. Dit varieert van het organiseren van kleine bijeenkomsten en teamuitjes tot het attent zijn op speciale gelegenheden binnen het team, zoals verjaardagen of jubilea. Hiermee draag je bij aan een aangename werksfeer.

Je komt, samen met je directe collega te werken voor de managers van de directie Klant. Samen zorgen jullie voor een soepele ondersteuning van de 4 managers, waarbij iedere secretaresse haar eigen specifieke bijdrage levert. Ook vorm je een team samen met de andere Secretaresses binnen Vivare.

Als je energie krijgt van organiseren en plannen, graag samenwerkt en contact onderhoudt met diverse collega's en jij je goed kunt aanpassen aan veranderende omstandigheden, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Secretaresse

Op een leuke werkdag heb je veel contact met collega's en zorg je goed voor het agenda- en mailbeheer van de Manager. Ook neem je deel aan een interessant overleg en is er tijd voor een gezellige lunchpauze.

Op een minder leuke werkdag krijg je te maken met onverwachte uitdagingen, zoals het aanpassen van een agenda vanwege ziekte van een manager of het oplossen van dringende zaken. Gelukkig kun je rekenen op de hulp van je collega’s.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00

Voorbeeld uit de praktijk

Je Manager heeft je de taak gegeven om binnen twee weken een overleg te plannen met drie Managers van Vivare, de bestuurder van Vivare en iemand van een externe partij. Je ontdekt echter dat het lastig is om iedereen bij elkaar te krijgen. Wat doe je?

In deze situatie is het jouw eerste stap om intern de agenda’s op elkaar af te stemmen. Dit doe je door samen te werken met collega-secretaresses om ruimte te creëren in de schema’s van de betrokken Managers. Zodra je intern alles op orde hebt, benader je de externe partij met een specifieke datum en tijd, waarbij je uitlegt dat dit de enige mogelijke optie is. Als het echt niet anders kan, sta je open voor een alternatief in de daaropvolgende week. In deze rol is het belangrijk om tactvol maar ook standvastig te zijn, zodat je ervoor zorgt dat het overleg, ondanks de krappe planning, toch doorgaat.

Groeipad

Bij Vivare is er volop aandacht voor jouw persoonlijke groei en professionele ontwikkeling, zowel in de hoogte als in de breedte. Je wordt ondersteund in het uitbouwen van je talenten en het actueel houden van kennis en vaardigheden. De Vivare Academie, een eigen online platform, biedt actuele klassikale en online trainingen om kennis en vakbekwaamheid te vergroten. Dit aanbod wordt continu aangepast met input van medewerkers, waardoor kennis en kunde van Vivarianen wordt gestimuleerd en er altijd ruimte is voor groei. Daarnaast krijgen ook jonge talenten bij Vivare volop kansen om zich verder te ontwikkelen. Jong Vivare brengt jonge collega’s uit diverse afdelingen en teams samen voor leerzame en gezellige activiteiten, waarbij netwerken en kennisdeling centraal staan.

Secretaresse

Werken bij Vivare

Vivare is met 55.000 huurders een van de grootste woningcorporaties in Oost-Nederland. Dag in, dag uit zetten we ons in om in de regio zo veel mogelijk mensen een comfortabel en betaalbaar thuis te bieden. We richten ons specifiek op kwetsbare groepen en mensen met een bescheiden inkomen, zodat ook zij met plezier en in veiligheid kunnen wonen. Vivare heeft een uitdagende, maatschappelijke taak en die pakken we niet alleen aan. We slaan de handen ineen met bewoners, gemeenten, de overheid, aannemers en specialistische organisaties om samen onze doelstellingen te realiseren.

We zijn actief in deze gemeenten: Arnhem, Duiven, Overbetuwe, Renkum, Rheden en Westervoort. Verder zijn we actief in de volgende plaatsen: Arnhem, De Steeg, Dieren, Doorwerth, Duiven, Ellecom, Elst, Groessen, Heelsum, Heveadorp, Loo, Oosterbeek, Renkum, Rheden, Rozendaal, Spankeren, Velp, Westervoort en Wolfheze.

 Zit jouw ideale vacature er niet tussen? Maak dan een  JobAlert aan.  Op deze manier krijg je direct bericht als we een vacature hebben geplaatst.

Contact met team HR? Dat kan! Bel ons dan via +3188-0541255.

  • Kantoor in Arnhem
  • Circa 300 medewerkers in Nederland
  • Gem. leeftijd 47 jaar
  • Thuiswerkmogelijkheden (o.a. ingerichte thuiswerkplek en thuiswerkvergoeding)

Collega's

Foto van medewerker Sanne van der Teems
Foto van medewerker Erwin Daams
Foto van medewerker Rosanne Hoogers
Foto van medewerker Arjan van Turnhout
Foto van medewerker Sanne Rosalina
Foto van medewerker Femke Smits
Foto van medewerker Wim Bastein

Sanne van der Teems - Communicatie medewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Wat mij vooral aansprak in het werken bij Vivare is het maatschappelijke karakter. Ik ben gek op teksten schrijven en content creëren. In deze functie ben ik daar veel mee bezig en kan ik nog veel leren van mijn collega's.

Wat was je vorige baan?
Junior online marketeer

Wat doe je in je vrije tijd?
Korfballen, met vrienden en vriendinnen afspreken, naar festivals, lekkere dingen bakken.

Erwin Daams - Projectleider Brandveiligheid – Complex Gestuurd Onderhoud (CGO)

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na vele jaren in de commerciële branche gewerkt te hebben, wilde ik graag iets doen waarin ik directer mijn steentje kan bijdragen voor de mens. In dit geval dus voor onze huurders.

Wat was je vorige baan?
Relatiebeheerder - Hefas Brandbeveiliging B.V.

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten, series kijken en naar Vitesse gaan.

Rosanne Hoogers - Senior klantconsulent Team Rheden - Renkum

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik ben bij Vivare gaan werken om betrokken te zijn met de huurders in de wijk en ervoor te zorgen dat huurders fijn kunnen wonen.

Wat was je vorige baan?
Verkoopmedewerker

Wat doe je in je vrije tijd?
Winkelen & paardrijden

Arjan van Turnhout - Senior klantconsulent

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Vivare heeft een uitdagende maatschappelijke taak en als klantconsulent lever je een directe bijdrage. Toen ik (bijna) 5 jaar geleden de vacature zag was ik direct enthousiast. Daarnaast is er binnen Vivare volop aandacht voor je persoonlijke ontwikkeling, hierdoor heb ik recent de stap gemaakt naar de functie van senior Klantconsulent.

Wat was je vorige baan?
Filiaalmanager - Detailhandel

Wat doe je in je vrije tijd?
Sporten en samen zijn met familie en vrienden.

Sanne Rosalina - Manager Communicatie, afdeling Communicatie

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Een mensgerichte organisatie, maatschappelijk betrokken én lekker in beweging. Hier voel ik mij thuis. Samen met collega's een steentje bijdragen aan het bieden van een fijn thuis aan onze huurders. Elke dag van waarde zijn, voor onze huurders en voor elkaar.

Wat was je vorige baan?
Manager marketing en communicatie bij een particuliere zorgorganisatie

Wat doe je in je vrije tijd?
In gezelschap van vrienden en familie leuke dingen ondernemen. Samen met man en kinderen genieten van kleine en grote geluksmomenten.

Femke Smits - Strategisch adviseur HR en Organisatieontwikkeling

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
De functie sprak mij enorm aan, in combinatie met de maatschappelijke impact die Vivare maakt. En het onderdeel zijn van een HR- team, maakt dat ik me als een vis in het water voel.

Wat was je vorige baan?
HR-adviseur

Wat doe je in je vrije tijd?
Leuke dingen doen met mijn gezin. Wandelen met de hondjes, winkelen en borrelen met vrienden.

Wim Bastein - Kwaliteitsexpert Vastgoedprojecten, afdeling Complexgestuurd Onderhoud en Ontwikkeling

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Ik heb een maatschappelijk hart en wil iets betekenen voor een ander (huurders, collega's, onderhoudspartners, etc.). En Vivare staat bekend als een fijne werkgever.

Wat was je vorige baan?
Werkvoorbereider Spoor ProRail.

Wat doe je in je vrije tijd?
Feyenoord aanmoedigen, sporten met mijn zoon en wandelen met de hond.

Sollicitatieproces

Intake recruiter of HR (brief selectie)
Eerste gesprek leidinggevende en collega
± Binnen 2 weken
Tweede gesprek met team en/of HR
± Binnen 1 week
Eventueel een derde gesprek
Arbeidsvoorwaardengesprek met HR
± Binnen 2 weken
Aanvragen van een VOG
± Binnen 2 weken
Tekenen arbeidsovereenkomst

Interessante baan?

Terug naar boven