Als Secretaresse bij Vivare ben je verantwoordelijk voor het beheren van de agenda's en mailboxen van diverse Managers. In deze rol houd je overzicht over hun dagelijkse schema's, plan je afspraken zorgvuldig in en zie je toe op een gestroomlijnde communicatie. Dit betekent ook dat je regelmatig in de mailboxen duikt om de belangrijkste e-mails te filteren en deze zelf te beantwoorden wanneer dat kan. Je organiseert vergaderingen, reserveert ruimtes en zorgt ervoor dat alle benodigde materialen beschikbaar zijn. Ook stel je tijdens sommige vergaderingen en bijeenkomsten actielijsten op, zodat er na afloop helderheid is over wie wat gaat doen.

Daarnaast speel je een actieve rol in het coördineren van diverse interne aangelegenheden. Dit varieert van het organiseren van kleine bijeenkomsten en teamuitjes tot het attent zijn op speciale gelegenheden binnen het team, zoals verjaardagen of jubilea. Hiermee draag je bij aan een aangename werksfeer.

Je komt te werken op de afdelingen Complexgestuurd Onderhoud & Ontwikkeling (CGO) en Contract en Leveranciersmanagement (CLM) en vormt daarnaast een team samen met je collega-secretaresses. Samen zorgen jullie voor een soepele ondersteuning van de afdeling, waarbij iedere secretaresse haar eigen specifieke bijdrage levert.